Jumat, 25 Juni 2021

Membuat Mail Merger

 Oleh: Winarto

Mail merger adalah salah satu fitur pada Ms Word yang ditujukan untuk membuat dokumen dengan jumlah yang banyak, dengan jenis isian data yang sama. Sperti membuat dokumen sertifikat kompetensi, daftar nilai anak, daftar kelulusan siswa,  biodata karyawan dana in sebagainya. Tujuan mail merger ini adalah agar pencetakan dokumen atau data yang telah kita buat dapat berjalan secara efektif dan efisien
untuk membuat mail merge, kita membutuhkan dua file yaitu dokumen utama dan sumber data. 
Dokumen utama, merupakan satu file yang isinya merupakan naskah utama.
Sumber Data, merupakan file yang digunakan untuk menyimpan data yang nantikan akan dimasukan ke naskah utama tadi. Bisa menggunakan excel, access, dll. 
Pada bagian ini, kita akan belajar membuat mail merger dengan sumber data Ms Excel. Bagaimana langkah-langkah yang harus dilakukan? 
Langkah-langkah membuat mail merge dengan data dari Excel Untuk mempermudah pemahaman bagaimana membuat mail merger, pada kesempatan ini kita akan mencoba memanfaatkan mail merge untuk pembuatan biodata. 
Step 1: Buat file sumber datanya (source data)
Buatlah data yang kamu ingin masukkan nanti pada naskah utama. Dalam kesempatan kali ini sumber data yang kita buat dalam bentuk format EXCEL.  Kemudian simpan file tersebut dengan nama sumber data pada folder yang telah kita buat.  Berikut ini tampilannya

Step 2: Buat naskah utamanya
Buatlah dokumen master pada Ms. Word dan jangan lupa beri jarak untuk tempat menaruh data yang diinput dari DATA  excel yang telah kita buat sebelumnya. Pada kesempatan kali ini kita akan membuat "BIO DATA KARYAWAN"sebagai latihan untuk praktik Berikut tampilannya:
Step 3: Menghubungkan Dokumen Master (word) dan Sumber Data (excel)
Bagaimana caranya? Buka naskah utamanya (dalam bentuk Ms word). Perhatikan menu utama dan pilih “Mailing”, kemudian pilih “Start Mail Merger,  seperti tampilan gambar berikut ini!

 
Selanjutnya pilih “Step by Step Merger” seperti tampak pada gambar berikut ini
 

Perhatikan pada area kerja sebelah kanan, dan tinggal tekan next sampai muncul untuk memilih data sumber seperti berikut ini:



Selanjutnya pilih data sumber (Data dlm bentuk Ms Excel) dimana data tersebut kita simpan. Dan klik OK. Seperti tampilan berikut ini.



Selanjutnya tinggal pilih “Insert Merger Filed” sesuai dengan Informasi atau data yang kita inginkan seperti tampak pada gambar berikut ini!

Untuk melihat hasilnya, klik preview result. Gunakan index number untuk melihat hasil pada data yang lain.


Step Akhir: Menyimpan dan Mencetak

Jika kamu ingin mencetak dokumen ini atau menyimpannya dalam bentuk dokumen baru, kamu bisa menggunakan Finish & Merge. Akan ada beberapa opsi.
  1. Edit Individual Documents, jika ingin menyimpannya dalam bentuk file baru. (file akan berisi beberapa halaman sesuai dengan jumlah data yang ada pada file excel).
  2. Print Documents, jika ingin mencetak langsung dokumen.

Selamat mencoba..... Semoga Bermanfaat...!!!!

Related Posted:

Tidak ada komentar:

Posting Komentar

Featured Post

Lima Perkara Yang Tidak Boleh Ditunda Tunda

Oleh: Winarto Setiap manusia memiliki takdir kematian yang tidak mengenal usia muda ataupun tua. Tidak pula mengenal jenis kelamin baik pere...